1 Általános információk

1.1 Főbb egységek:

· Intézmény
Olyan szervezet, amelynek saját feladata, pénzügyi működése és irányítása van.

· Intézmény szervezeti egysége

o Minden intézményhez tartozhat vagy több, az intézmény alá tartozó (nem önálló) egység.

o Ez lehet pl.:

§ intézmény szervezeti egysége (pl. Örökségvédelmi Bizottság; Művészeti Főszerkesztőség; ...)

§ egyetem gyakorló iskolája

§ egyetemhez tartozó intézet

§ egyetemhez tartozó kar, tanszék

§ múzeum kiállítóhelye
(pl. Rómer Flóris Művészeti és Történeti Múzeum, Vastuskós‑ház)

o Egy szervezeti egységnek természetesen lehet más a címe, mint az intézményé.

· Intézmény jogelőd-jogutód kapcsolatai
Egy intézmény életében bekövetkezett átalakulások (beolvadás, kiválás, összeolvadás, szétválás) szintén rögzíthetők, melyeket a következő adatok definiálják:

o Jogelőd intézmény

o jogutód intézmény

o változás (beolvadás, kiválás, összeolvadás, szétválás)

o Hatály dátuma

1.2 Azonosítók

A rendszer az egyes egységekhez tartozó azonosítókat automatikusan képezi, ezek az adatok nem módosíthatók, de az ADMIN felületen természetesen megjelennek.

ID:

· Minden intézménynek és minden szervezeti egységnek van egy egyedi azonosítója (egy sorszám). Ez az ID. Egyedi, az adatbázis táblák közötti kapcsolatokban ezt használjuk.

Intézmény azonosító:

· Az intézményeknek van egy egyedi üzleti azonosítója is.

· Formátuma: INT + 7 számjegy. Pl. INT0000001

· Amikor egy intézménynek megváltozik a neve, akkor az intézménynek egy új állapota áll elő. Az új névvel felvitt intézmény kap egy új ID-t, de az üzleti azonosítója nem változik meg. Az üzleti azonosító fogja össze az intézmény egyes állapotait.

Pl.

ID	Intézmény azonosító	Név	Dátum - tól	Dátum - ig
135	INT0000221	Magyar Képzőművészeti Főiskola	1945	2000
136	INT0000221	Magyar Képzőművészeti Egyetem	2000

1.3 Dátumok

Minden intézményhez/szervezeti egységhez tartoznak

● audit adatok:

o az egység mikor került a rendszerbe (+ki hozta létre)

o mikor módosult utoljára (+ki módosította utoljára)

● hatály adatok:

o Kezdő időpont

o Záró időpont

o Kezdő időpont típusa

o Záró időpont típusa

A dátumok mindig egy pontos dátumot (év, hó, nap, óra, perc, másodperc) tartalmaznak.

De természetesen a hatály adatoknál nem tudhatjuk ilyen pontossággal a kezdő és a záró időpontot. A kezdő és a záró időponthoz tartozó típus mező mondja meg, hogy a dátum év / év.hó / év.hó.nap pontosságú (yyyy, yyyy-mm, yyyy-mm-dd).

Ha nem napra pontos a dátum, akkor is év.hó.nap adatot kell megadni, napra pontos adat kerül be az adatbázisba, de a típus mondja meg, hogy a dátumnak mely része az érvényes, ismert adat.

2 Dashboard felület

Itt lehet karbantartani az intézmények és az intézményekhez tartozó szervezeti egységek adatait.

Belépéskor listanézetben láthatjuk a már felvitt intézmények adatait. Minden intézmény egy sor.

Az adatok rendezhetők:

● A fejlécben található nevek jobb oldalán található nyilacskára kattintva.

● Bármelyik fejlécben található mezőre lehet rendezni.

Az adatokban lehet keresni:

● A cím mellett jobbra található keresés mezőben kell megadni a keresendő értéket.

● Névre és intézmény azonosítóra lehet keresni. A keresés az intézmények szervezeti egységeinek nevében is keres. (Név/azonosító részletet is meg lehet adni.)

● Intézmény azonosítóra keresve lekérdezhetők egy intézmény állapotai.

A listanézet sorainak elején 3 ikon található:
- Intézmény új állapot, Módosítás, Törlés

● Törlés :
Törli az adott intézmény adatait. Törlés előtt rákérdez, hogy biztosan törölhető-e.

● Módosítás :
Megjelenik egy felület, ahol módosíthatók az intézmény adatai.
Gyakorlatilag ugyanaz a felület, mint új intézmény felvitelekor (’Új hozzáadása’ nyomógomb), annyi a különbség, hogy az intézmény adatai ki vannak töltve, s ezek az adatok módosíthatók.

● Intézmény új állapot :
Akkor érdemes használni, ha egy meglévő intézménynek szeretnénk egy új állapotát létrehozni. Pl. névváltozás esetén. Ilyenkor készít egy másolatot az intézményről, így nem kell újra bevinni a meglévő adatokat, csak módosítani azt, ami módosult.

o A másolat neve = régi név (CLONE)

o A másolat új ID-t kap, de a többi adat és az intézmény azonosító (INT...) ugyanaz marad!

o A másolat adatai az ID és az intézmény azonosító kivételével módosíthatók.

Új intézmény rögzítése az ’Új hozzáadása’ nevű kék nyomógomb segítségével lehetséges (képernyő jobb felső sarkában található).

2.1 Új intézmény adatainak felvitele

Ügyelni kell arra, hogy minden intézmény csak egyszer kerüljön felvitelre. Felvitel előtt célszerű gondosan ellenőrizni, hogy már szerepel-e a rendszerben – lekérdezni a hasonló nevűeket – rövidítést / teljes nevet / annak egy részét megadva a keresésnél.

2.1.1 Intézmény alapadatok

Az ID és az Intézmény azonosító adat automatikusan töltődik, ezek nem szerkeszthetők.

Megjelenik: nem kell beállítani

Cím adat megjelenik külső töltésnél: nem kell beállítani, tartalma időnként felülvizsgálatra kerül.

Három név adatunk van s mindegyikhez megadható rövidítés is:

● Név - ez a magyar név

● Név (Angol)

● Név eredeti nyelven

A Név és a NÉV (Angol) csak akkor kitöltött, ha ismert, a Név eredeti nyelven viszont kötelező adat.

A Név eredeti nyelven mezőbe a magyar nevű intézményeknél a magyar név, az angol nevű intézményeknél az angol név, más esetben a megfelelő nyelven lehet megadni az intézmény nevét.

Ha egy magyar intézmény hivatalos neve angolul van, akkor bekerülhet a Név mezőbe is.

Példa:

Név	Név (Angol)	Név eredeti nyelven	Nyelv
	Bilkent Concert Hall	Bilkent Concert Hall	angol
25. Színház		25. Színház	magyar
Budapest Music Center	Budapest Music Center	Budapest Music Center	magyar
		Bibliothèque musicale la Grange-Fleuret	francia
Hagyományok Háza	Hungarian Heritage Centre	Hagyományok Háza	magyar

A Nyelv, a Funkció, illetve a Funkció - részletes nevű mezőhöz értéklista tartozik.

A Funkció mező az intézmény alapfeladatának tipizálására szolgál. Kötelezően kitöltendő.

A Funkció – részletes mezőben részletesebben lehet definiálni az adott intézmény funkcióját. Az értéklistából egyszerre több érték is kiválasztható.

Az intézményhez meg kell adni a címét is. A koordináták kitöltése is fontos (ahol ez lehetséges), mert az intézmény adatok a programajánló eseményeinél is felhasználásra kerülnek, ahol egy térképen a megjelenítésre kerül a pontos helyszín.

Az intézményhez megadható még az intézmény weboldala egy Leírás, Leírás angol, illetve egy Megjegyzés is.

Fontos adat még a Kezdő időpont és a Záró időpont, továbbá a hozzájuk tartozó típus adat. Ha ismert/kinyomozható, ki kell tölteni, illetve kiemelten fontos, hogy ki legyen töltve az alábbi esetekben:

· az intézmény egyes állapotainál (névváltozások);

· ha az intézménynek ismert a jogelődje/jogutódja (a jogelőd-jogutód kapcsolatnál a változás hatálya a jogutód érvényességének a kezdete).

Ilyenkor ki kell nyomozni s meg kell adni, hogy az egyes állapotok mettől meddig voltak érvényben.

Sokszor van olyan eset, hogy az előző állapot vége és az új állapot kezdete ugyanaz az év. Ezt úgy célszerű rögzíteni, hogy az előző állapot vége pl. xxxx.06.30 az új állapot kezdete pedig xxxx.07.01 legyen. Típus= yyyy. Így a két dátumban nincs átfedés.

2.1.2 Szervezeti egység

Ügyelni kell arra, hogy minden szervezeti egység csak egyszer kerüljön felvitelre. Felvitel előtt célszerű gondosan ellenőrizni, hogy már szerepel-e a rendszerben.

Az intézményhez tartozó szervezeti egységek adatait a Szervezeti egység ’fül’-ön lehet megadni:

· szervezeti egység neve – a név tárolására 3 mező szolgál, természetesen magyarul és angolul is
(Egység1, Egység2, Egység3, Egység1 (Angol), Egység2 (Angol), Egység3 (Angol))

o A szervezeti egységek között is lehet hierarchia. Pl. egyetemeknél KAR, azon belül lehet a TANSZÉK/intézet.

o A hierarchiát úgy kezeljük, hogy a magasabb szint az egység1-be, az alatta lévő egység az egység2-be, az egység2 alatt lévő egység az egység3-ba kerül.

példa:

egység1	egység2	egység3
Bölcsészettudományi Kar
Bölcsészettudományi Kar	Esztétikai Tanszék
Bölcsészettudományi Kar	Világirodalmi Tanszék	Kelet Európai Irodalmak Tanszéki Kutatócsoportja

· Dátumok: Kezdő időpont, Záró időpont és a hozzájuk tartozó típus adat.

· Cím

o Egy szervezeti egységnek természetesen lehet más a címe, mint az intézményé.

o A programajánló eseménynél, ha a szervezeti egység is meghivatkozásra kerül, akkor a térképen a szervezeti egység címe lesz megjelenítve.
Példa:
Kortárs Vízjelek – Akvarell Variációk – kiállításmegnyitó
Helyszín: Tragor Ignác Múzeum, Elefántos ház
(az Elefántos ház a múzeum egy kiállítóhelye, más a címe, mint a múzeumnak)

· Megjegyzés

A szervezeti egységeknél is lehetnek változások (pl. a Magyar Tudományos Akadémia egyik intézetét egyszer így hívták aztán később máshogy...)

Ilyenkor mindkét állapot rögzíthető a szervezeti egységként, természetesen a kezdő és záró időpontok kitöltésével.

3 Mit hogyan

Sajnos nem mindig egyértelmű, hogy mit – hova – hogyan, sokszor menet közben bukkannak elő a problémás, kérdőjeles esetek.

Pár példa:

● egyetem gyakorló iskolája – az egyetem szervezeti egysége
(A magyar felsőoktatási intézmények gyakorlóiskolái - általános és középiskolák - az egyetem szervezeti egységei, még ha saját névvel és külön épülettel is rendelkeznek. Az egyetem fenntartása és irányítása alá tartoznak.)

● Templomokat is bekerültek, mint intézmény – sok programajánlóban szerepelnek helyszínként.

● Mátyás-templom Ének és Zenekara – Mátyás templom szervezeti egysége lett.

● Templom – plébánia hivatal: általában más a címe. A plébániahivatalt külön intézményként került be.

● Cinema City Alle is megjelent programajánlós esemény helyszíneként: a Cinema City lett az intézmény, az Alle-ban lévő mozi szervezeti egység (van mozi az Mammutban is,... ezek egy hálózat részei)

● A múzeumokhoz külön kiállítóhelyek tartozhatnak (ezen nem önálló intézmények, szorosan a múzeumhoz tartoznak). Sok esetben ismert nevük van (mely önmagában is azonosítja őt egy rendezvénynél), és más címmel rendelkeznek, mint a múzeum. Pl. Tragor Ignác Múzeum több kiállítóhellyel is büszkélkedhet Vácon (Elefántos Ház, Pannónia Ház,...) Ezek a kiállítóhelyek is szervezeti egységként szerepelnek.

● Hasonló a helyzet a könyvtárakkal is. Pl. a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár több tagkönyvtárral is rendelkezik Budapesten, de ezek az FSZEK szervezetéhez és irányításához tartoznak. Így szervezeti egységként kerültek be.